Un’Agenzia pubblicitaria (o Agenzia di pubblicità) è un’impresa che realizza, di solito, la pubblicità Above the line, cioè per i media classici quali sono la televisione, la radio, la stampa, le affissioni e il cinema. Il termine above the line è contrapposto a quello di Below the line, che invece riguarda le promozioni, le vendite tramite internet o per corrispondenza, le pubbliche relazioni e le sponsorizzazioni che solitamente sono affidate a società specializzate in questo. La linea in questione, quindi, è quella che nel bilancio di un’azienda separa le spese da investire in comunicazione da quelle che servono per favorire le vendite. La nostra agenzia ha una propria particolare organizzazione e proprie specifiche figure professionali che variano in relazione sia all’importanza del cliente (cioè l’utente),  sia all’entità del denaro da gestire. A volte alcune parti del lavoro vengono svolte da società esterne specializzate in un particolare compito o da professionisti cosiddetti Free lance.
Figure e Steps necessari per la realizzazione di una Campagna Pubblicitaria:

Utente

L’utente è chi si serve della pubblicità per reclamizzare un prodotto, una marca, un’idea, se stesso. L’utente può essere una persona, un ente, un’associazione, una società per azioni, un partito politico, e così via. L’utente, tramite il suo Reparto Marketing, e più precisamente tramite un tecnico che si chiama Advertising manager, e che si occupa della programmazione e delle prese di decisione relative alla creazione di una campagna pubblicitaria, presenta all’agenzia pubblicitaria un Piano di Marketing in cui si fornisce una serie di indicazioni sulla pubblicità che si vuole realizzare.

Reparto Account

L’alter ego dell’advertising manager all’interno dell’agenzia pubblicitaria è rappresentato dall’Account executive  che è il tramite tra il cliente e l’agenzia. Questi raccoglie, seleziona, elabora e gestisce flussi di informazione, coordina e controlla i flussi di produzione, tiene sotto controllo qualità e costi. Il reparto account è strettamente connesso con altri due reparti altrettanto importanti: il reparto planning e il reparto mezzi.

Reparto Planning

All’interno del Reparto Planning lo Strategic planner è colui che sviluppa un’Analisi Situazionale cioè prende in considerazione la condizione dei consumatori, del prodotto, dell’impresa, della marca, del mercato e della concorrenza alla luce degli obiettivi strategici e tattici dell’utente che ha commissionato la campagna pubblicitaria (una serie o una sequenza di annunci pubblicitari attentamente studiati, coordinati e diffusi per un certo periodo di tempo). Lo strategic planner  ha un background piuttosto eterogeneo (media, comunicazione, marketing, sociologia). Il suo ruolo è diventato progressivamente centrale, man mano che è cresciuta l'articolazione dei media e delle discipline della comunicazione (pubblicità classica, direct marketing, web, ecc.)
Compito dello strategic planner, quindi, è definire strategia e direzione aziendale (visione a medio-lungo termine) nell'ambito delle quali la specifica campagna pubblicitaria possa andare a collocarsi. Tra le domande più tipiche a cui lo strategic planning deve rispondere:
•    Che cosa facciamo?
•    Per chi lo facciamo?
•    Qual è il nostro punto di forza o differenza rispetto alla concorrenza?
Le risposte a queste domande determinano con precisione la situazione della marca o dell'azienda cliente; e aiutano i creativi a elaborare le idee più corrette per raggiungere gli obiettivi del committente.

Reparto Media

All’interno del Reparto Media (o Reparto Mezzi) si trovano invece tre distinti tecnici:
il Media researcher è colui che si occupa della raccolta, dell’aggiornamento e dell’integrazione di tutti i dati utili relativi al mondo dei media;
il Media planner è colui che sceglie tra i vari tipi di media e tra le varie testate o emittenti quella più adatta alla pubblicità che si vuol lanciare. Per fare questa scelta si basa sulle caratteristiche dei destinatari della pubblicità, sulle caratteristiche di ciascun medium, sul periodo di tempo entro il quale andrà sviluppata la campagna, sulle caratteristiche strategiche e tattiche della campagna stessa, sull’impiego che fa la concorrenza dei media, e sull’atteggiamento dei commercianti cioè di chi poi alla fine vende i prodotti alla gente. Ma in particolar modo si basa su quanti soldi sono stati messi a disposizione per la campagna (Budget);
il Media buyer è colui che contratta con le Concessionarie di Pubblicità per l’acquisto dei tempi o degli spazi sui vari media. Quindi prenota quando e quante volte ad esempio uno spot dovrà andare in onda durante una giornata, stipula un contratto relativo a questo, e controlla che tale contratto venga rispettato, portando avanti eventuali contestazioni.
Tutte e tre queste figure contribuiscono alla stesura di un documento molto importante ovvero il Piano Media che non è altro che il prodotto finale del reparto mezzi e nel quale si elencano i media che sarebbe opportuno coinvolgere nella campagna, la frequenza con la quale dovrebbero uscire le pubblicità, quanto tempo dovrebbe durare la campagna e quanto costerebbe tutta l’operazione. Questo quadro sarà utile all’account executive, assieme alle indicazioni dello strategic planner, per la stesura di un altro documento fondamentale, che è in sostanza una sorta di mappa che permette di orientare tutta la campagna pubblicitaria e che prende il nome di Brief.

Brief

Il Brief è un documento di riferimento per la preparazione della pubblicità che varia di complessità in relazione alla complessità della campagna pubblicitaria che si intende realizzare e all’entità dello stanziamento previsto. Per avere un’idea però, un brief semplice e chiaro per creare una pubblicità è, ad esempio, un documento che fornisce una risposta alle seguenti domande:
•    Qual è il target? (Ovvero: a chi è diretta la pubblicità? )
•    Qual è l’offerta? (Ovvero: che cosa si propone al target?)
•    Quali sono le prove a sostegno di quanto si sta dicendo? (Ovvero: come si può dimostrare che l’offerta è valida?)
•    Qual è l’impressione finale che si vuol lasciare? (Ovvero: qual è il concetto-chiave da comunicare al target?)
Il brief, perciò, contiene le coordinate entro le quali dovranno muoversi i creativi per l’ideazione della pubblicità vera e propria (in realtà quando il brief risulta eccessivamente complesso e articolato ai creativi viene fornito un documento sintetico che prende il nome di Copy Strategy).

Reparto Creativo

Nel Reparto Creativo le due figure chiave sono rappresentate dal Copywriter che si occupa dei testi e dall’Art Director che si occupa delle immagini. Si parla di Coppia Creativa perché questi due soggetti lavorano sempre insieme: da un lato perché, come si usa dire “due teste pensano meglio di una”, dall’altro perché, effettivamente, ciascuno porta il suo contributo relativo al suo ambito di competenze. C’è da dire comunque che sebbene i due ruoli siano complementari, non sono così definiti e dicotomici perché, spesso, il Copywriter contribuisce alla cura degli aspetti estetici così come l’Art Director contribuisce alla cura dei contenuti (o perlomeno così dovrebbe essere). Le idee ritenute valide vengono realizzate sotto forma di Rough, cioè di schizzo semplice e presumibilmente chiaro di cosa s’intende realizzare, e vengono presentate al direttore creativo, altra figura chiave del reparto creativo. Il compito del direttore creativo è quello di gestire il reparto e orientare la produzione coerentemente con il brief e, se si vuole, con lo stile dell’agenzia. In sostanza egli è responsabile di tutto ciò che esce da questo reparto, in particolare di quell’idea che verrà scelta per essere presentata all’account e allo strategic planner, che poi sono quelli dai quali erano partite le indicazioni. Se l’idea non va bene viene ridiscussa. Altrimenti si procede: il reparto account prepara una presentazione della pubblicità per il cliente e il reparto creativo inizia a trascrivere “in bella copia” i bozzetti: si parla di Layout per le pubblicità stampate, di Script per i comunicati radiofonici, di Storyboard per gli spot televisivi. Per questa operazione i creativi si servono di altri due reparti che diventeranno poi decisivi al momento della realizzazione della pubblicità definitiva:

Reparto Produzione e Esecutivisti

il Reparto Produzione, che coordina la realizzazione materiale delle idee creative, individua i fornitori adatti, controlla costi, tempi, qualità tecnico-esecutive. In particolare TV producer e Radio producer si occupano rispettivamente del mondo televisivo e di quello radiofonico selezionando le case di produzione adatte e assistendo tutto il lavoro di realizzazione. L'Art Buyer invece si occupa del mondo della stampa o più in generale delle immagini.
L'ultimo reparto, ma non per questo meno importante degli altri, è rappresentato da chi realizza all'atto pratico la pubblicità, cioè gli Esecutivisti.

On Air

Quando tutto è pronto l’idea della pubblicità viene presentata al cliente, che solitamente si riserba un po’ di tempo per riflettere e fare le dovute considerazioni (in questo lasso di tempo, ma anche dopo che la campagna è stata lanciata, può ordinare una serie di copy testing per valutare l’efficacia della pubblicità stessa): se la pubblicità viene rifiutata o accettata solo parzialmente riparte tutto quanto il processo appena descritto fino a quando non si trova una soluzione. Viceversa se la pubblicità viene approvata si innesca la macchina di produzione che realizzerà concretamente la campagna pubblicitaria. Quando una campagna pubblicitaria viene finalmente lanciata si dice che è On Air.